Regulamin udostępniania e-faktur

Postanowienia ogólne

Podstawą prawną wystawiania i udostępniania faktur, korekt faktur oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej jest ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11.03.2004 r. (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.)

Definicje użyte w Regulaminie oznaczają:

• Odbiorca - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, na rzecz której PWiK Sp. z o. o. świadczy usługę lub dostarcza towar i udzieliła pisemnej zgody na wystawianie i udostępnianie faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej.
• PWiK Sp. z o.o. - Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji spółka z ograniczoną odpowiedzialnością; wystawca faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur w formie elektronicznej.
• e-faktura - faktura, faktura korygująca, duplikat faktury udostępnione Odbiorcy przez PWiK Sp. z o.o. w formie elektronicznej w formacie PDF. Faktura elektroniczna jest równoznaczna z fakturą w formie papierowej i stanowi dokument księgowy.
• Zgoda - zgoda udzielona przez Odbiorcę na wystawianie i udostępnianie faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej.
• Adres e-mail - adres poczty elektronicznej dla udostępniania e-faktur, wskazany przez Odbiorcę w oświadczeniu o wyrażeniu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur.

Udostępnianie faktur w formie elektronicznej

1. PWiK Sp. z o.o. udostępnia faktury za świadczone usługi lub dostarczany towar w formie elektronicznej gwarantując integralność ich treści poprzez zapisywanie w zabezpieczonym przed edycją pliku PDF oraz autentyczność pochodzenia faktur poprzez identyfikację nadawcy w nagłówku wiadomości pocztowej.
2. Formatem faktury, korekty faktury oraz duplikatu faktury w formie elektronicznej jest plik PDF (darmowe oprogramowanie do odczytu plików PDF można pobrać ze strony Adobe w zakładce Adobe Acrobat Reader). Pliki PDF dostarczane są w formie nieskompresowanej - nie stosuje się dodatkowych programów kompresujących typu ZIP, RAR itp.
3. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek trudności z dostępem do e-faktur Odbiorca ma możliwość uzyskania pomocy pod numerem telefonu +48 33 843-28-14, +48 33 843-28-77 lub adresem e-mailowym: pwik@pwik.oswiecim.pl.  W takim przypadku, na wniosek Odbiorcy, PWiK Sp. z o.o. może wystawić duplikat faktury w formie papierowej.

Zgoda na otrzymywanie faktur, korekt faktur oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej

Warunkiem skorzystania przez Odbiorcę z możliwości otrzymywania e-faktury jest realizacja kolejno poniższych kroków:

1. Złożenie przez Odbiorcę do PWiK Sp. z o.o. poprawnie wypełnionego i podpisanego wniosku "Oświadczenie o akceptacji faktur przesyłanych w formie elektronicznej". Wniosek można złożyć w Biurze Obsługi Klienta PWiK Sp. z o.o. w Oświęcimiu w formie papierowej, wysłać listownie na adres:  PWiK Sp. z o.o. ul. Ostatni Etap 6, 32-603 Oświęcim, z dopiskiem "e-faktura", wysłać elektronicznie za pośrednictwem strony internetowej www.pwik.oswiecim.pl  lub po zalogowaniu do elektronicznego Biura Obsługi Klienta (dla Odbiorców posiadających aktywne konto eBOK).
   
2. Podanie we wniosku poprawnego adresu e-mail. Składając wniosek Odbiorca jednocześnie oświadcza, że jest posiadaczem tego adresu e-mail. PWiK Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za udostępnianie osobom trzecim adresu e-mail, ani za działania operatorów internetowych.

Zmiana adresu e-mail, rezygnacja z otrzymywania faktur w formie elektronicznej

1. Odbiorca obowiązany jest do utrzymywania aktywnego adresu e-mail wymienionego we wniosku w okresie korzystania z usługi udostępniania e-faktury.
2. W przypadku zmiany adresu e-mail, na który wysyłane są e-faktury, Odbiorca jest niezwłocznie zobowiązany do ponownego wypełnienia wniosku "Oświadczenie o akceptacji faktur przesyłanych w formie elektronicznej" z prawidłowym adresem e-mail i przesłanie go drogą elektroniczną lub listową.
3. Odbiorca jest uprawniony do wycofania zgody na wystawianie e-faktury. Obowiązuje pisemna forma oświadczenia o wycofania zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Od dnia następującego po dniu wpłynięcia do PWiK Sp. z o.o. oświadczenia o wycofaniu zgody, faktury będą wystawiane w formie papierowej.

1. Usługa e-faktury zostanie udostępniona nie później niż 14. dnia od dnia zarejestrowania prawidłowo wypełnionego wniosku "Oświadczenie o akceptacji faktur przesyłanych w formie elektronicznej".
2. Dniem doręczenia e-faktury jest najpóźniej następny dzień roboczy po dniu wystawienia i udostępnienia faktury w systemie informatycznym.
3. Powiadomienie o udostępnieniu e-faktury wysyłane jest na adres wskazany przez Odbiorcę we wniosku i zawiera jednocześnie dostęp do przedmiotowej faktury.
4. Każda e-faktura wystawiana od daty wskazanej w § 5 pkt 1. udostępniana jest przez okres trwania umowy z Odbiorcą.
5. W sytuacji złożenia przez Odbiorcę pisma o rozwiązaniu umowy faktury do czasu jej rozwiązania wystawiane będą w  formie elektronicznej.
6. W przypadku zmiany przepisów prawa, regulujących zasady wystawiania i przesyłania faktur, korekt faktur oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej, PWiK Sp. z o.o. odpowiednio dostosują swoje procedury, o czym powiadomią Odbiorcę. W takim przypadku ponowna akceptacja usług nie będzie wymagana.

Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin oraz wzory treści wymienionych w nim oświadczeń są udostępnione Odbiorcom za pośrednictwem strony internetowej PWiK Sp. z o.o. w formie, która umożliwia pobranie, utrwalanie i wydrukowanie ww. dokumentów.
2. PWiK Sp. z o.o. zastrzegają sobie prawo zmiany Regulaminu.
3. Regulamin oraz wszelkie jego zmiany wchodzą w życie  z  dniem opublikowania ich na stronie internetowej PWiK  Sp.  z o.o. w zakładce "Dla Klientów".

Do pobrania: